עמותת שק״ל

הרקע

עמותת שק"ל, שילוב קהילתי לאנשים עם מוגבלויות, לא פועלת ממוקד אחד. היא מפעילה כ-180 מסגרות דיור ברחבי הארץ, מירושלים ופתח תקווה ועד רמת גן, שוהם וחבל מודיעין, קבוצת יבנה, רחובות וכפר שמואל.

עמותה בפריסה כזאת לא מגייסת פעם בשנה למקום אחד. היא מגייסת כל הזמן, לעשרות מוקדים במקביל: רכז/ת פיתוח במרכז אחד, מטפל/ת במרכז אחר, כוח עזר במסגרת דיור שלישית, ולפעמים כמה משרות באותו שבוע לערים שונות לגמרי.

בפועל זה הפך לשחיקה. כל משרה חדשה חזרה על אותו מסלול: מישהו צריך לשבת, לעצב מודעה מאפס, לנסח טקסט, להעלות קמפיין, ולקוות שהפעם לא ישכח לעדכן משהו. וכשכמה מרכזים מגייסים באותו זמן, קל לאבד מי פנה לאיזו משרה באיזו עיר, ולשכוח לחזור למישהו שבאמת מתאים.

מה עשינו

במקום שכל משרה חדשה תדרוש עוד סבב עבודה ידני, בנינו תהליך שרץ לבד. מי שרוצה לפרסם משרה, בכל מרכז ובכל עיר, ממלא טופס קצר עם פרטי התפקיד ומיקומו, וזה מגיע אלינו ישירות כבקשה מוכנה, לא כעוד הודעה בתוך שרשור.

המודעה יוצאת בתבנית עיצוב קבועה שסיכמנו מראש. אין יותר עיצוב מאפס בכל פעם, וכל משרה, בכל מקום בארץ, יוצאת ברמת גימור זהה תוך זמן קצר מרגע שהטופס נשלח.

ומעבר לזה, חיברנו אוטומציה שאוספת כל פנייה, מכל המוקדים, לתוך טבלת לידים מסודרת אחת. במקום לגלות אחרי שבוע שמישהי מעולה למרכז בשוהם נעלמה בין הודעות על משרה ברחובות, לעמותה יש עכשיו תמונה אחת וברורה: מי פנה, למה ולאיזה מקום, בכל רגע נתון.

תוצאות

כ-8,000 פניות מועמדים. לא הודעה אחת שאבדה בדרך, לא מודעה אחת שעוצבה פעמיים.

ממערכת שהתחילה כפתרון לעומס על מוקד גיוס אחד, לתהליך שמזרים מועמדים בקביעות לעשרות מרכזים ברחבי הארץ, חודש אחרי חודש, בלי שאף אחד בעמותה צריך לרדוף אחרי זה.

תמונות נוספות